Supply Chain Frontiers issue n.º 57. Lea todos artículos en este asunto.
Cuando los empleados acceden a nuevos puestos o abandonan un empleo o una empresa, a menudo se llevan consigo un conocimiento tribal1 valioso. Una plataforma de redes sociales destinada a retener este conocimiento en el proceso de planificación de cadenas de suministro va a comenzar sus ensayos de campo en enero de 2016.
La empresa Entercoms, dedicada a análisis y operaciones de cadenas de suministro, con sede en Dallas, Texas, ha creado una plataforma de colaboración denominada Entercoms Pulse, y está trabajando con el Zaragoza Logistics Center (ZLC) para estudiar su eficacia en entornos operativos. Un estudio titulado “Knowledge Management and Collaborative Planning for Aftermarket Supply Chain Planning and Analytics” (Gestión del conocimiento y planificación colaborativa para el análisis y la planificación de cadenas de suministro de postventa) está ayudando a esclarecer por qué el conocimiento tribal es importante en la gestión de cadenas de suministro, y cómo se puede incorporar de manera eficaz y efectiva en el proceso de planificación.
Existe una extensa gama de conocimientos asociados a la planificación de cadenas de suministro que puede convertirse en un recurso valioso si se organiza y se almacena como una fuente de información recuperable. El desafío consiste en transferir estos datos y cifras de las mentes de los empleados a una base de conocimientos, con el fin de aprovecharlos para mejorar la memoria organizativa y conferir más eficacia a las operaciones en cadenas de suministro.
Algunos proveedores tienen habitualmente retrasos a la hora de servir pedidos, por ejemplo, o los clientes en algunas partes del mundo sobrestiman la demanda de forma rutinaria por un amplio margen. Este tipo de inteligencia ayuda a los responsables de planificación a hacer su trabajo con más eficiencia, consigue ahorros y mejora los niveles de servicio cuando se actúa apropiadamente.
“Un proveedor tramita un pedido con prontitud y el planificador cree que es algo puntual y continúa gestionando la empresa del mismo modo, pero en realidad el proveedor ha cambiado de propiedad y de procesos y se tiene que gestionar de manera distinta. Las funciones y las responsabilidades cambian con el tiempo, y este conocimiento se pierde o la comunicación se retrasa, lo que puede tener consecuencias financieras”, afirma Gloria Cervantes-Hay, Directora de Producto en Entercoms.
La plataforma de colaboración duplica las funciones de un sistema de mensajería. Los planificadores colaboran entre sí y añaden información en Entercoms Pulse, que es etiquetada y analizada automáticamente para determinar patrones tales como tendencias de mercado, cumplimiento de proveedores, sesgos de previsiones, etc.
ZLC está llevando a cabo la investigación y el análisis para el estudio, que ayuda a Entercoms a evaluar la eficacia de esta plataforma, y proporciona perspectivas valiosas sobre el aprovechamiento del conocimiento tribal en las operaciones de planificación de cadenas de suministro.
El estudio, dirigido por el Prof. Fabrizio Salvador y la alumna de Doctorado del ZLC Laura Wagner, se centra en el proceso completo de adquisición, recopilación y divulgación del conocimiento. En la fase exploratoria se realizaron entrevistas a un equipo de planificación de 25 miembros que sirvió como muestra, a fin de documentar cómo estos interactuaban con los proveedores y los clientes, y qué canales de comunicación (el correo electrónico, por ejemplo) utilizaban para incorporar el conocimiento adquirido durante estas interacciones en las decisiones sobre planificación.
“Nuestro principal objetivo era identificar ejemplos concretos de datos que faltaban, eran imprecisos o llegaban con retraso, y en qué medida afectaban a la planificación” declara Gerardo Pelayo, Director del Grupo de Servicios Estratégicos de Entercoms, que en la actualidad colabora con el ZLC. Un problema común es comprar un componente y descubrir poco después que la pieza está obsoleta, porque el planificador no disponía de la información relevante cuando se tomó la decisión de compra inicial.
La segunda parte del estudio tiene como finalidad medir los resultados sobre la cadena de suministro comparando las decisiones antes y después de la implantación de la plataforma. La meta es detectar ámbitos en los que las funcionalidades de la plataforma tengan la probabilidad más alta de generar un impacto positivo. Además ayudará a entender hasta qué punto añadir conocimiento tribal a una plataforma integrada de conocimientos mejora la eficacia del proceso de planificación de cadenas de suministro.
Para terminar, el estudio pretende señalar oportunidades para “aprovechar el conocimiento tribal y generar nuevos conocimientos que alimenten y mejoren el proceso de planificación”. Tomemos como ejemplo una pieza que presenta problemas de calidad constantes o se entrega a menudo con retraso debido a los plazos de entrega excesivos de los proveedores. En lugar de recopilar esta información cada vez que la pieza se adquiere, la información se almacena y el ítem se clasifica de forma distinta. Asimismo, mediante el análisis del conocimiento tribal codificado se pueden obtener nuevas perspectivas y la lógica aplicada para orientar los procesos de planificación se valida y actualiza según sea necesario en un flujo de información de bucle cerrado.
“Aunque existen herramientas, tanto implantadas como en desarrollo, que poseen funcionalidades similares, estas tienden a limitarse a un equipo concreto y no se aplican en toda la cadena de suministro ampliada”, menciona Pelayo.
La plataforma se está utilizando a nivel interno en Entercoms para gestionar operaciones de cadena de suministro, y está evolucionando con rapidez. Su implantación completa está prevista para septiembre de 2015, y se espera tener varias aplicaciones “estables” antes de finales de 2015.
Para más información contactar con Gerardo Pelayo, Entercoms, gerardo.pelayo@entercoms.com, o Laura Wagner, ZLC, lwagner@zlc.edu.es.
Referencias:
http://www.isixsigma.com/dictionary/tribal-knowledge - "Tribal Knowledge". Isixsigma.com. Abril de 2015.
1 Conocimiento tribal es la información no escrita que generalmente no conocen otros empleados de la empresa. Este término se utiliza casi siempre para aludir a la información que otros deberían conocer para generar un producto o servicio de calidad. Dicha información puede ser esencial para el desempeño de alto nivel pero también puede ser incorrecta.